収集にあたっては、遺族や著作権継承者と写真原板の契約や利用方法などについて、事前に打合せを行い、合意が得られた上で写真原板の寄贈か、寄託かについて契約書を交わし収集を行います。

日本写真保存センターでは、写真原板は原則として寄贈を推奨しています。寄託については期間を設定し、満了後は寄贈していただくことを勧めています。なぜ寄贈かといえば、利活用する上での権利処理が具体的かつ明確化できるからです。さらに収蔵には多大な経費がかかるため、その経費負担をどうするかといった問題が生じるからです。